用 AI 整理會議紀錄：先把原文變成可核對的決策與待辦

用 AI 整理會議紀錄時，不把目標、推測或未確認事項寫成決議。用來源文字整理決策、待辦、負責人與未知，並逐項對回原文。

用 AI 整理會議紀錄，最有價值的不是讓它替你「寫完紀錄」，而是先把已有文字拆成可核對的決策、待辦、負責人和未知事項。只要原文沒有說，結果就應該保留空白，而不是補成結論。

手繪角色把抽象的談話紙帶整理成可供確認的行動紀錄，旁邊放著放大鏡。 — 把談話來源整理成等待確認的行動紀錄。

我不建議一開始就把 AI 產出的表格當會議結論。這篇只處理一件更小、也更實際的事：你已經有可使用的文字紀錄，怎麼把它變成等待人確認的工作初稿。錄音、逐字稿工具與自動化，先不混進來。

先用一份合成紀錄練習

不要拿客戶或公司的真實資料當第一次練習。下面內容是虛構的：

專案例會摘要（練習用）

Mina：新版活動頁文案今天先交第一版，週三上午讓行銷看過。
Ray：版面稿還在等品牌色最終確認；確認前不進工程。
Mina：品牌色確認列成明天要完成的事。誰來確認？
Ray：我會問設計主管，但她出差，未必明天回覆。
Ken：資料追蹤欄位還沒定。我整理兩個方案，下次會議再選。
Mina：活動頁預計下週上線，但這是目標，不是已確認日期。

會議紀錄最怕的不是漏字，是它替你做決定

先把 M1 的任務卡落到這次工作：

根據以下會議紀錄，整理成 Markdown 表格。

欄位：已做決策、待辦事項、負責人、期限／時間點、未決問題。

規則：
- 只根據原文；不得補寫原文沒有的資訊。
- 沒有明確負責人或期限時，寫「未明確」。
- 目標、推測或尚未確認的時間，保留它的不確定性。
- 最後列出需要人工確認的事項。

會議紀錄：[貼上來源文字]

這段指令不會神奇地提高可靠度，但它會把越過原文的地方露出來。你看得到，才有機會擋下來。

檢查的重點，是它有沒有替你下結論

請回到來源文字，逐一檢查：

1. 「下週上線」是確認日期，還是目標？ 2. Ray 是確認品牌色的人，還是只負責詢問？ 3. Ken 要決定追蹤欄位，還是先提出兩個方案？

如果結果把「未必明天回覆」寫成明天完成，或把目標寫成已決定，就標出來。重點不是抓 AI 的錯，而是別讓一句推測混進正式工作紀錄。

修正要對準缺口，不要每次都從頭再問

假設「負責人與期限」混在同一欄，不利於後續追蹤。你不必從頭改寫要求：

保留原始資料與前面規則，但把「負責人與期限」拆成兩欄。
任何目標、推測或未確認時間，請標記為「未確認」並保留原文依據。

這一輪的完成，不是產出一張漂亮表格，而是你能指出一次修正到底修了什麼。

交付前，留下你之後還找得到的判斷

來源文字：
我是否有權處理這份資料：是／否／不確定
要分出的欄位：
不可自行推斷的內容：
每一列要對回的原文：
本次發現的缺口：
修正後仍需誰確認：

這張卡的價值不在格式漂亮，而在你知道哪一欄從哪句話來、哪一欄還不能寫死。正式決策、責任分配和發送前的確認，仍然屬於有權的人。

回去補前一步，或走向下一個檢查

如果你還常常得到答非所問的第一版，先回到四格任務卡；如果你已拿到看似完整的整理結果，下一步是依主張類型檢查它能不能用，也先判斷這份工作資料能不能走進 AI 工具。

先把工作說清楚｜先把工作說成可驗收任務
檢查 AI 回答｜確認整理結果哪些能用、哪些待確認
判斷資料與授權｜判斷會議材料能否走進這個帳號與服務